В деятельности бизнеса часто бывают ситуации, когда работник оплачивает расходы компании. К примеру, покупает канцелярские товары, ГСМ, товарно-материальные ценности. Корпоративная карта – это удобное средство платежа, которое позволяет сократить документооборот предприятия, контролировать финансы и упростить расчеты. Рассказываем, что значит корпоративная карта, как оформить и использовать, чтобы не было проблем со стороны контролирующих органов.

Корпоративная банковская карта – что это такое

Это платежный инструмент, который привязан к счету бизнеса и предназначен для оплаты повседневных расходов, связанных с деятельностью компании. Сотрудникам любой организации время от времени приходится приобретать канцтовары, оплачивать билеты, проживание в гостиницах, расходные материалы, счета на коммунальные услуги и т.д.

Для этого банк открывает специальный счет, куда переводится нужная сумма с основного счета компании. К одному карточному счету можно привязать несколько бизнес-карт. Пользоваться ими вправе как руководители предприятия, так и другие сотрудники. Обычно это директор, секретарь, бухгалтер, а также работники, чьи обязанности связаны с командировками. Для контроля расчетов можно установить лимиты на снятие и расходование средств.

Что такое корпоративная карта организации

Корпоративная банковская карта юридического лица привязывается к специальному счету предприятия. Активы и финансы организации директору не принадлежат, поэтому с помощью бизнес-карт можно оплачивать только расходы предприятия. Использовать ее в личных целях запрещено. Оплаченные бизнес-картой затраты списываются в расходы фирмы при условии документального подтверждения.

Для предпринимателей предусмотрены исключения. Корпоративную карта для ИП можно использовать при оплате хозяйственных, представительских расходов, в расчетах с контрагентами, поставщиками, подрядчиками, во время закупки канцтоваров, техники, мебели и т.д. Предприниматель вправе тратить средства и на личные нужды, а не только те, что напрямую связаны с деятельностью.

Для чего нужна корпоративная карта

Корпоративная карта компании предназначена для того, чтобы упростить расчеты. Она работает как обычная карта физического лица и позволяет быстро оплачивать расходы предприятия. Бизнес-карты бывают дебетовые, кредитные, рублевые, валютные, именные или на предъявителя.

При использовании этого платежного инструмента главное помнить, что средства на корпоративной карте принадлежат предприятию, а все затраты должны быть подтверждены документально. Для обоснования расходов применяются чеки (электронные и бумажные), акты выполненных работ, товарные накладные, УПД, БСО и другие документы. За снятие наличности также необходимо отчитываться.

Корпоративная карта – на что можно тратить деньги

Правила расходования зависят от формы собственности бизнеса и налогового режима. Юридические лица вправе оплачивать картой исключительно траты компании. Это следующие виды расходов:

• Связанные с основной деятельностью бизнеса – к примеру, закупка товаров, сырья, материалов, комплектующих, оплата мобильной связи, интернета, коммунальных услуг.

• Представительские и командировочные – в том числе, покупка билетов, ГСМ, такси, аренда автомобиля, оплата услуг переводчика, проживания в гостиницах.

• Транспортные –оплата ГСМ, бензина, ТО служебного транспорта.

• Хозяйственные – закупка канцтоваров, программного обеспечения, мебели и оборудования для офиса, оплата услуг курьеров, Почты РФ, ремонтных работ.

ИП могут тратить средства с бизнес-карт на личные и предпринимательские цели. Расходовать деньги можно на хозяйственные нужды, расчеты с поставщиками, уплату налогов, ремонтные работы и т.д. Но при выборе налогового режима УСН с объектом «Доходы минус расходы» требуется четко разграничить личные траты и связанные с деятельностью. Вести раздельный учет необходимо, чтобы правильно учитывать в налогообложении расходы предпринимателя.

Как выглядит корпоративная банковская карта

Внешний вид корпоративной пластиковой карты мало чем отличается от обычной карты. На лицевой стороне указывается наименование банка, который выпустил этот платежный инструмент; отражается логотип платежной системы; приводятся реквизиты. Последние включают номер карты, срок действия, данные пользователя (при оформлении на конкретного сотрудника). На обороте размещаются коды CVV, CVC или CVP и другие сведения.

Бизнес-карты различаются стоимостью обслуживания, перечнем возможностей. Обычно для оплаты повседневных расходов компании используют дебетовые рублевые карты, а для непредвиденных трат предназначены кредитные. Лимит средств и длительность беспроцентного периода устанавливает банк. Предприятие может выбирать внутренние лимиты для ограничения расходования средств. Такие ограничения могут быть постоянные или временные на усмотрение компании.

Любую карту можно выпустить в электронном формате. Это позволит оплачивать покупки, снимать наличность с помощью смартфона.

Плюсы и минусы корпоративной карты

• Проводить платежи в режиме 24/7, включая выходные и праздничные дни.

• Оплачивать любые покупки в интернете или обычных магазинах.

• Пополнять расчетный счет предприятия.

• Вносить и снимать наличность через банкоматы.

• Упростить документооборот компании.

• Уменьшить расходы организации на инкассацию, хранение наличных.

• Контролировать расходы сотрудников с помощью СМС-отчетов и установления лимитов.

• Видеть полную картину поступления и трат средств в мобильном приложении или в Личном кабинете на сайте банка.

• Блокировать доступ к деньгам в случае утраты карты.

• Получать скидки, проценты на остаток средств, бонусы, кешбэк за покупки, специальные предложения от партнеров банка.

Недостатки также есть, но их меньше. Основной минус в том, что все операции необходимо подтверждать документально. Чтобы отнести траты на издержки предприятия, каждое расходование средств нужно обосновать. Для этого в бухгалтерию компании подаются накладные, чеки, договоры, акты выполненных услуг или работ, расходные ордера, квитанции, БСО и т.д. Если соблюдать правила работы с картами и вовремя оформлять документы, у налоговиков не будет претензий к организации.

Еще один недостаток в том, что тратить деньги с бизнес-карт можно только на определенные цели. Юридическим лицам запрещено расходовать средства на личные нужды, уплату налогов, взносов, выдачу работникам больничных пособий, зарплаты, выплату дивидендов.

Как оформить корпоративную бизнес-карту

Для получения бизнес-карты руководитель предприятия или ИП подает в обслуживающий банк заявление по установленной форме. Если основной расчетный счет еще не открыт, дополнительно потребуется предоставить учредительные и регистрационные документы. Обычно это устав, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Также нужно подать копию паспорта директора или ИП, список работников, на которых оформляются карты. Точный перечень документов можно узнать в своем банке.

Многие финансовые организации позволяют подать заявку на выпуск корпоративных карточек онлайн, на сайте. При заполнении данных нужно указать наименование предприятия, ИНН, контактный телефон, ФИО сотрудника для связи и электронную почту. После отправки заявки поступает звонок от менеджера банка, который подробно расскажет обо всех условиях оформления продукта. Затем необходимо посетить офис банка и оформить выпуск карты.

Процедура оформления занимает в среднем 2 недели. Виртуальная карта выпускается мгновенно и сразу готова к использованию. Оформить ее можно через онлайн-банкинг. При необходимости владелец может дополнительно заказать и пластиковый формат.